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大学生なら知っておきたい!教員へのメールの書き方

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親しい先生と研究室で話していた時に、「最近の学生はメールの書き方がなってなくってさ~」という話題になりました。

その先生は学部一年生の講義を担当されているのですが、宛名や署名もない上に、携帯やスマホのアドレスから送信してきている不届きな学生もいると大変ご立腹でした。酷いと二・三年生の講義でもメールマナーがなってない人がいるとか。

 

そんなわけで、メールの書き方に不安のある大学生に共有してもらえれば幸いです。

  

 

 

 

 

使用するアドレス

大学の先生にメールを送る場合、基本的に大学から配布されたアドレスを使用します。

研究室やゼミの先生といった、比較的親しい先生にはGmailやYahooなどのフリーメールを使用しても差し支えない場合がありますが、やはり大学から貰ってるアドレスを使うのが無難です。

冒頭で述べたように、携帯やスマホからのアドレスは使ってはいけません

教員が受け取った時に、一見してその大学の学生だという事が分からないため、迷惑メールとして処理されてしまう可能性もあります。その上、「非常識な学生」というレッテルを貼られる可能性が高いです。

 

 

大学から配布されたアドレス

Gmail、Yahooなどのフリーメール(やり取りが初めての場合)

スマホや携帯から送信

 

  

 

 

冒頭に宛名を書く

 

○○学部××学科

田中実 教授

 

お世話になっております。○○学部××学科の鈴木友子と申します。

生命工学基礎演習(火曜 3限)についての質問があります。

(…以下省略)

 

宛名というのは赤字で示した部分です。

これは必ず書きましょう

もちろんその人のアドレスに送信しているので、その人以外に宛てて送っているという事はまずないのですが、宛名を書くことは慣例化されたビジネスマナーです。

また、上記では「〇〇学部××学科(改行)田中実 教授」と宛名を書いていますが、これは初回のやり取りのみで大丈夫です。次回以降は「田中先生」でも失礼には当たりません。

ただし、連続してメールのやりとりがある場合でも、宛名は必ず書きます

 

余談ですが、「○○先生」ではなく「○○教授」など役職で書く場合は、今一度その教員のポストを確認しましょう

知り合いで、「准教授」の教員に「××教授」と書いて送ってしまい、気まずい思いをした人がいます。

(追伸に「私は教授ではなく准教授です」とギスっとした一言を書かれたそうな…)

 

 

 

 

 

   

 

  

 

件名の書き方

件名なしは迷惑メールと勘違いされて、破棄される原因になります。

無題は絶対にやめましょう。

また、件名書き忘れを防ぐために、本文を作成する前に先に件名を書いておくといいでしょう。 

 

悪い例

  • 授業の質問があります
  • 課題について

 

「授業の質問」だと、どの授業か分かりません。

大学の先生は週にいくつも講義を担当している場合が多いです。

「課題について」も同様です。どの授業の何の課題なのかが明確ではありません。

 

 

良い例

  • 【火曜3限】生命工学基礎演習の質問があります 
  •  応用倫理学(金5限)の第一回目課題につきまして

 

悪い例を具体化させてみると、読み手がメールを開く前から用件を想像できる「良い件名」になりました。

かといって、余り長い件名になりすぎるのもスマートではないので、最大でも25文字ぐらいが理想だと思います。

【】や()を上手く使って、件名を入力しましょう。

 

 

 

  

本文

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お世話になっております。○○学部××学科1年の鈴木友子と申します。

生命工学基礎演習(火曜 3限)について質問があります。

おもに勉強方法と参考書について何点かお聞きしたいです。

つきましては、今週16日金曜日のオフィスアワーに、先生の研究室にお伺いしたいのですが、可能でしょうか。

ご多忙中のところ大変恐縮です。

以上、宜しくお願い致します。

 

敬語を使う

当たり前ですが、丁寧な言葉を使いましょう。

顔文字や絵文字も失礼な学生だと思われます。(相当仲良くなった場合を除き)

 

 

 

挨拶と自己紹介

授業の担当教員であれば「お世話になっております」がベター。

久しぶりに関わる教員であれば「ご無沙汰しております」など、教員とのメールに慣れてくれば臨機応変にしてもいいと思います。

また、初めてメールを送る際には、学部(学科)や学年、フルネームを書いて自己紹介しましょう。もちろん、専門科目など、その講義履修者の所属が限られている場合であれば、学年とフルネームだけでも可。 

 

 

 

用件を整理して具体的に述べる

特に、質問のアポイントを取るメールでは、「どういうことについて質問したいのか」をできるだけ述べておきましょう。

その方が教員側も質問に対して用意できるので、こちらもより分かりやすい回答を得ることが出来ます。

 

 

 

相手を気遣う言葉

何かをしてもらう場合、「ご多忙中恐縮です」「お忙しい中ありがとうございます」などの言葉があると好印象です。

大学の先生も授業やテストの採点だけでなく、大学での業務、自分の研究や学会での活動など多忙な中、学生の応対に時間を割いてくれています。

 

 

 

結びの言葉

本文の最後は、「宜しくお願いします」「お忙しいところ失礼しました」などの挨拶で結ぶのが基本です。

 

 

 

 

 文末に署名を書く

 

○○学部××学科

田中実 教授

 

お世話になっております。○○学部××学科1年の鈴木友子と申します。

(中略)

以上、宜しくお願い致します。

 

◆◆大学○○学部××学科1年

学籍番号:123456

鈴木友子 

 

赤太字の部分が署名と言われるものです。

署名があれば、どこの所属の誰から来たメールなのか一見してわかります。

大学名・学部、学科、学年、学籍番号、氏名を文末に毎回必ず書きます。

 

 

 

署名の設定について

署名を毎回タイピングするのは非常に手間です。

メールで「署名の設定」をすると、毎回入力しなくても、メール作成時に勝手に文末に署名をつけてくれます。

使用しているキャリアによって署名の設定の仕方は異なりますが、概ね「設定」→「署名」で出来ます。

 

 

 

 

書き終えたら

送信する前に再度自分の書いたメールを読み直します。

 

特に、以下の点に気をつけます。

 

  1. 宛名と署名は抜けていないか
  2. 誤字・脱字・変換ミスはないか
  3. その他日本語がおかしい所はないか
  4. 件名が空欄になっていないか

 

私がよくやってしまうのは4の件名抜けです。

先述のように件名は最初に書いてしまうのがいいですね。

  

 

   

 

 

完成したメールの例文

 

件名:【火曜3限】生命工学基礎演習の質問があります 

○○学部××学科

田中実 教授

 

お世話になっております。○○学部××学科1年の鈴木友子と申します。

生命工学基礎演習(火曜 3限)について質問があります。

おもに勉強方法と参考書について何点かお聞きしたいです。

つきましては、今週16日金曜日のオフィスアワーに、先生の研究室にお伺いしたいのですが、可能でしょうか。

ご多忙中のところ大変恐縮です。

以上、宜しくお願い致します。

 

◆◆大学○○学部××学科1年

学籍番号:123456

鈴木友子 

 

 

 

 

さいごに

私は秘書検定の資格を保持していたり、執筆活動の仕事でビジネスメールのやり取りをすることが多々あったので、大学入学当初からメールマナーについては自信があるほうでした。

実際に、大学の先生や外部の方からお褒めの言葉を頂いたこともあったり、それだけでアルバイトやインターンで有利に働いたりしたこともあります。

(出来て当然のことなんですが、それだけできない大学生が多いのでしょう……。)

ですが、私も大学に入ってから覚えたメールマナーはたくさんあり、再確認の意味でこの記事を作りました。

どこかで誰かの役に立てば幸いです。

メールマナーがきちんとしてるだけで得しますよ~♡